Regelmatig verneemt de redactie opmerkingen van deelnemers over onder andere de hoogte van het inschrijfgeld bij diverse rally's en ritten.

We hebben hierover contact opgenomen met Martin Roosenboom, organisator van zowel eendaagse als meerdaagse rally's. Met name bij meerdaagse rally's zoals een Tulpenrallye, Classic 500 Challenge of een SLS Classic vind men het inschrijfgeld soms aan de (te) hoge kant.

Martin legt hieronder voor RallyNews uit wat er bij het organiseren van een rally zoal komt kijken. Veel deelnemers hebben vaak geen of weinig notie van wat er moet gebeuren om een goeie rally te organiseren. Door een kijkje in de keuken van een organisator heb je mogelijk meer duidelijkheid gekregen.

Lees hieronder zijn relaas:

Deelnemers aan klassieke rally’s beseffen vaak niet hoeveel werkzaamheden er achter de schermen nodig zijn om meerdaagse rally’s op de juiste wijze te organiseren.
Onderstaand een opsomming van de voorbereidingen:

  • Het begint allemaal met het kritisch nadenken over het gebied waarin gereden zal worden
  • Het vastleggen van hotels, lunchlocaties en koffiepauzes en besprekingen hierover
  • De 1e verkenningen op stafkaarten uitvoeren met behulp van Google Maps en Street View
  • De 1e keer de route gaan verkennen en observeren wat je in het veld tegenkomt
  • Het bepalen van de kaartleesssytemen
  • De concept kaarten intekenen voor de hoogste klasse, hierna sportklasse en daarna tourklasse en de afnemende moeilijkheidsgraad bepalen
  • De afstanden voor de diverse klassen bepalen en gedetailleerde tijdschema’s maken
  • Hoeveel TC’s, de geschikte locaties hiervan en bemande RC’s bepalen
  • RP’s; hoeveel en welk gebied is hiervoor geschikt
  • Hoeveel marshals zijn er nodig en hoe wordt rekenkamer georganiseerd
  • Het rekenprogramma aanpassen
  • Aanpassen van de website en het inschrijfformulier samenstellen
  • Nieuwsbrieven versturen over aankondiging en ander nieuws
  • De redactie van het bijzonder reglement bepalen
  • Uitnodigen van de marshals
  • 1e controle met top navigator hoogste klasse en aanpassingen doorvoeren, tijdschema’s controleren en alle TC’s, RP’s en RC’s in waypoints vastleggen
  • Het werven van sponsoren, wat positieve invloed heeft op de hoogte van het inschrijfgeld
  • Diverse vergaderingen binnen de organisatie
  • Alle benodigde vergunningen aanvragen; ingetekende kaarten met straatnamen per Gemeente indienen; Gemeentes nabellen; als alle vergunningen van de Gemeentes ontvangen zijn dan ontheffing wegenverkeerswet bij de Provincies aanvragen (dit alles vraagt een doorlooptijd van ca. 4 maanden)
  • Instructies marshals maken; foto’s locaties marshals en tijdschema’s marshals
  • Iedere marshalkoppel ontvangt een marshalbox met instructies, locaties, coördinaten locaties, handleiding bij calamiteiten, voorbeeld controlekaarten, passeerlijsten en alle benodigde materialen, zoals klokken, stempels en controleborden alsmede eventuele lunchpakketten.
  • Route nogmaals rijden met de bemanning van de 0 auto ivm de juiste plaatsing van de controles
  • Uitwerking van de routeboeken per klasse en uitlegboeken per klasse maken, ontwerpen van de cover(s) en begeleiding naar de drukker.
  • Instructies voor de rekenkamer over strafpunten en moederkaarten voor rekenkamer maken
  • Het wedstrijdsecretariaat; bijhouden inschrijvingen, mutaties en betalingen
  • Aantal weken voor de rally contacten met hotels, lunchadressen en koffiepauzes over definitieve aantallen en tijden en alle details nader afstemmen
  • Bestellen van de prijzen, missende materialen zoals controleborden compleet maken en banners voor sponsoren laten maken
  • Draaiboek samenstellen (taakverdeling tijdens de rally binnen de organisatie)
  • Een week voor de rally alle materialen op volgorde voor wegzetters controles gereed maken
  • Indien van toepassing het vullen van de rallytassen voor deelnemers met goodies etc.
  • Marshalboxen completeren
  • Gedetailleerd schema voor de 0-auto met tijden aanwezigheid marshals en de nodige instructies
  • Een week voor evenement route controleren op mogelijke wegafsluitingen
  • Zo nodig bulletins maken in verband met wegafsluitingen
  • Dan aanwezig tijdens het evenement zelf
  • Na de rally de inname van de materialen van alle marshals
  • Publiceren van de uitslagen
  • Fotoboeken voor sponsoren samenstellen
  • Na afloop materialen sorteren, schoonmaken en zo nodig missende materialen bijbestellen
  • De uitwerking van de administratie
  • De evaluatie na de rally door de organisatie

Deze voorbereidingen vragen jaarlijks een groot tijdsbeslag; ik schat het aantal manuren van een organisator voor een 2 daagse rally in op 350 tot 400 uur, of te wel 10 volle werkweken.

lees verder onder de foto.

centen

Tenslotte dan de prijsstelling (inschrijfgelden) van meerdaagse rally’s ten opzichte van eendaagse rally’s:
In de praktijk hoor je wel eens geluiden dat een meerdaagse rally een prijsstelling zou moeten hebben van een eendaagse rally, vermenigvuldigd met het aantal extra dagen van een meerdaagse rally, plus eventuele hotel-kosten.
Deze gedachtegang is niet juist, want bij een meerdaagse rally zijn naast meer manuren er hogere kosten in de voorbereiding door verblijf- en hotelkosten en tijdens de rally zijn er extra hotelkosten voor de organisatie en alle marshalkoppels.

De organisatie van een rally is arbeidsintensief en kan alleen gedaan worden door hobbyisten die “liefde” hebben voor de klassieke rallysport!

Martin Roosenboom